ELABORAMOS EL PLAN DE ACCIÓN DE MI PROYECTO DE EMPRENDIMIENTO PARA UN PRODUCTO FÍSICO

¿QUE ES UN PLAN DE ACCION?

Un plan de acción es una hoja de ruta que puede ayudarlo a lograr sus metas y objetivos. Así como hay muchas formas de llegar a un destino si va de viaje, un programa puede tomar muchos caminos para alcanzar las metas, cumplir los objetivos y lograr resultados.

CARACTERISTICAS DE UN PLAN DE ACCION

Todo plan de acción debe contener descritos y especificados los siguientes aspectos:

• Análisis: incluye un análisis de la situación y de las necesidades sobre las que se va a intervenir.
• Objetivos: define cuáles son las metas específicas que pretende alcanzar.
• Actividades: describe las acciones, tareas y estrategias que deben ser ejecutadas.
• Responsabilidades: asigna y distribuye tareas y responsabilidades.
• Recursos: determina los recursos que serán necesarios para su implementación, así como su distribución.
• Plazos: tiene una duración definida, es decir, un comienzo y un término.
• Indicadores: determina los indicadores de gestión que se usarán para el seguimiento y evaluación del proceso, así como para la toma de decisiones.
• Ajustes: debido a que es un trabajo que está en constante desarrollo y evolución, sobre la marcha del proceso se introducirán los cambios o correcciones que fuesen necesarios.

CONSEJOS PARA DESARROLLAR UN PLAN DE ACCION:

Incluya los tres elementos vitales. Los planes de acción por lo general incluyen “qué”, “quién” y “cuándo”. Y definen las medidas que tomará su programa para lograr sus metas y objetivos (el “qué”), las personas responsables (el “quién”) y las fechas de cumplimiento (el “cuándo”). Sobre todo, los planes de acción destacan el "porqué" de la meta de un programa.

Agregue otros ingredientes. Los ingredientes adicionales pueden ser, entre otros, cómo medirá el avance, su fuente de evidencia o datos, los lugares para las actualizaciones de estado trimestrales, las fuentes de financiamiento y los recursos necesarios.

Comience cada acción con un verbo. Esto le recordará que las medidas de acción son cosas que debe hacer.

Considere qué acciones son secuenciales y cuáles no lo son. Algunas acciones se deben realizar en orden cronológico porque una acción específica se debe completar antes de que se realice la próxima. Vea los ejemplos en el Tema 4. Otras acciones pueden realizarse simultáneamente

Use la "planificación, realización y revisión". Muchas personas están familiarizadas con el proceso de "planificación, realización y revisión". Este concepto es igualmente útil para un plan de acción. Crear un plan de acción es un gran proyecto y es tentador aplaudir cuando lo completa y colocarlo con orgullo en un estante, como un trabajo bien hecho. Pero un plan de acción debe ser un documento vivo, que se revisa y actualiza trimestralmente, a lo menos, como parte del proceso de supervisión continua del programa. 

Manténgalo actualizado. Los planes mejor trazados cambian a medida que se desarrollan. Haga correcciones en medio del proceso, agregue medidas adicionales (o elimine las que resulten innecesarias) y cambie los plazos de tiempo, según sea necesario.

PASOS PARA ELABORAR UN PLAN DE ACCION:

1. Define los objetivos

Dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No puedes iniciar un plan de acción si no sabes lo que quieres lograr con él ni en cuanto tiempo.

2. Detalla las estrategias

A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Éstas deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.

3. Plantea las tareas

Luego, se debe plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

4. Elabora una Carta Gantt

Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.

5. Designa responsables

Se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser los que están involucrados en la elaboración del plan de acción.

6. Ejecuta el plan

Ahora puedes proceder a la ejecución del plan de acción. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.

¿CUALES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DE PLAN DE ACCION PARA LAS EMPRESAS?

Se dividen objetivos más grandes en pasos más pequeños

Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional. Esto se debe principalmente a que las pequeñas victorias son atractivas y hacen que el profesional vea sus actividades con más control sobre las dificultades y desafíos del momento.

Se organizan plazos y prioridades

Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, y tenerlas todas asignadas le permite al gerente determinar la orden de ejecución con mayor precisión. Por lo tanto, el progreso del plan se optimizará, evitando retrabajos o demoras.

Se elige al profesional más capaz para cada función

El uso del plan de acción y la consecuente segmentación de tareas, asegura que la empresa también pueda determinar las responsabilidades de cada miembro de su equipo de acuerdo con sus especialidades. Además, deja en claro a todos los empleados con qué responsabilidades deben trabajar, así como la comprensión de los pasos de los cuales depende el éxito de sus ejecuciones. Esto crea una sensación de compromiso con el trabajo en equipo.

Se organiza la rutina

Los planes de acción también se pueden utilizar para tareas recurrentes de una empresa. Puede ser utilizado, por ejemplo, por una agencia de Marketing Digital que quiera determinar qué primeras acciones en medios digitales y redes sociales deben programarse para sus nuevos clientes. Usando aplicaciones como Todoist, puedes crear diferentes equipos, determinar qué equipos serán responsables de impulsar acciones para cada cliente, qué acciones deben tomarse y replicar este modelo cada vez que se cierren nuevos contratos.

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